Stjórn ReykjavíkurAkademíunnar hefur samþykkt fyrstu gagnavistunarstefnu stofnunarinnar sem ætlað er að tryggja varðveislu þeirra gagna sem sýna fram á starfsemi stofnunarinnar og styðja við rekstur hennar. Samþykkt gagnavistunarstefnu er miklivægt fyrsta skref í þá átt að tryggja varðveislu allra gagna sem tengjast rekstri stofnunarinnar óháð miðlum. Stefnan nær til allra sem starfa hjá ReykjavíkurAkademíunni, sitja í stjórnum, nefndum og vinnuhópum eða eru stofnununinni samningsbundnir.
Meðferð gagna skal lúta skilgreindum verklagsreglum allt frá móttöku, myndun, flokkun og skráningu til endanlegrar varðveislu eða eyðingar. Þessar áherslur skulu endurspeglast í öllum kerfum ReykjavíkurAkademíunnar og í vinnulagi starfsmanna.
Hér er hægt að nálgast Gagnavistunarstefna ReykjavíkurAkademíunnar. Næsta skref í þeirri viðleitni að tryggja varðveislu gagna stofnunarinnar verður að útbúa gagnavistunaráætlun, málalykil og grisjunaráætlun og vinna samræmdar verklagsreglur og vinnulýsingar. Stefnt er að því að þeim verkþætti verði lokið 1. janúar 2025.
Samhliða verða eldri skjöl stofnunarinnar yfirfarin og skipulagður. Hluti þeirra er varðveittur á pappírsformi og hluti á rafrænu formi í ólíkum kerfum. Verið er að vinna málalykil sem notaður verður til að tryggja aðgang að eldri skjölum og þess gætt að upprunalegt samhengi þeirra sé varðveitt um leið og leitarbærni verður tryggð.
Skipulögð söfnun gagnanna og gott aðgengi fyrir stjórnendur og starfsfólk stofnunarinnar er mikilvægt atriði til að tryggja áframhaldandi vöxt og viðgang stofnunarinnar. Um leið er verið að huga að góðu aðgengi og langtímavarðveislu skjalanna fyrir fræðafólk svo hægt sé að skoða sögu fræðafólks sem starfar utan háskólanna í samhengi við sögu annarra fræðastofnana.
Á 25 ára afmælisári ReykjavíkurAkademíunnar beinist athygli stjórnenda að heimildum um sögu ReykjavíkurAkademíunnar. Óskað var eftir aðstoð fyrrum félaga við að fylla í eyður sögunnar og senda inn frásagnir, upplýsingar, myndir, bréf og skýrslur sem gætu varpað ljósi á starfsemi stofnunarinnar, undirstofnana, iðju demónanna, félaganna, stofnanna og fyrirtækjanna sem þar hafa starfað.
Á afmæismálþinginu „Dútlað við þjóðarsálina” sem haldið var í Safnhúsinu við Hverfisgötu laugardaginn 7. maí 2022 var búið að vinna Refil ReykjavíkurAkademíunnar. Þá var byrjað að skrifa upp úr heimildum fréttir á heimasíðuna um rannsóknir og viðburði í líkingu við þessa frétt af stofnfundinum 7. maí 1997.
Einning voru lögð drög að vinnslu eins konar ferilskrá ReykjavíkurAkademíunnar þar sem saman verður safnað í tímaröð upplýsingar um iðju og afurðir demóna sem hafa starfað í ReykjavíkurAkademíunni um lengri eða skemmri tíma. Ferilskráin hefur fengið heitið Erindi og birtingar og verður opnuð á allra næstu dögum.
Þá var smíðaður gagnagrunnur sem inniheldur upplýsingar um störf hundruð sjálfstætt starfandi fræðafólks sem á tímabilinu 1997-2021 starfaði, um lengri eða skemmri tíma í Reykjavíkur- og AkureyrarAkademíunni. Markmiðið með gerð gagnagrunnsins var að ná utan um 24 ára auðlegð og fjármögnun þekkingar í RA og AkAk þannig að hægt sé að hafa yfirsýn yfir og fylgjast með starfsemi sjálfstætt starfandi fræðafólks og þeim breytingum sem verða á henni. Því mun grunnurinn nýtast til stefnumótunar, til að tala fyrir og gera hópinn sýnilegan í opinberum hagtölum og til að meta hagrænt framlag hans til samfélagsins. Seinna meir verður grunnurinn uppfærður með upplýsingum frá fræðafólki sem hefur starfað utan RA og AkAk. Þetta verkefni er ennþá í vinnslu en stefnt er að því að grunnurinn verðir leitarbær og aðgengilegur á vefnum.
Þegar fram lýða stundir verða heimildirnar vonandi nýttar til þess að skrifa sögu ReykjavíkurAkademíunnar þar sem bók Árna Daníels Júlíussonar Fræðimenn í flæðarmáli sleppir eða …?